7 consejos para aplicar mensajes en su teléfono empresarial

Previo a la enumeración de los consejos para crear, adaptar y configurar uno o varios mensajes (preatendedores) en su línea telefónica empresarial, es importante que conozca algunas estadísticas importantes para empresas que atienden clientes, prospectos o leads a través de un número telefónico, primario E1 o Troncal SIP integrados en cualquier central telefónica  IP, análoga o cloud.

3 datos sobre la telefonía empresarial ligados a los  mensajes de espera:

  1.  El 70% de las llamadas telefónicas empresariales se ponen en espera con ayuda de una centralita telefónica.
  2. El 34% de las personas que marcan a un número telefónico empresarial  y cuelgan, nunca vuelven a llamar.
  3.  El 62% de las personas que marcan a un número telefónico empresarial, cuelgan en menos de 45 segundos.

Por lo tanto, queda demostrado que agregar  mensajes de espera creativos y profesionales ayudan a una empresa a evitar que sus contactos cuelguen cuando sienten que su tiempo de espera es demasiado largo o de pronto escuchan el típico sonido del ring, ring, ring en el número telefónico.

Acá te compartimos 7 consejos para incorporar mensajes o preatendedores en una línea  telefónica empresarial de preferencia asociada a una central telefónica virtual o sistema de call center en la nube. 

1.Defina los preatendedores en la centralita telefónica

Antes, es importante conocer que existen 3 tipos de mensajes (preatendedores) que se reproducen al momento que llaman a la línea telefónica, estos son: mensaje de bienvenida, mensaje de espera, mensaje de fuera de horario

Mensaje de bienvenida

Es una locución personalizada con el nombre de la empresa y tiene  una respuesta previa a la atención de la llamada telefónica, también se utiliza para limitar el número de timbres en caso de redireccionamiento de llamadas mediante la centralita telefónica virtual. Así mismo permite que una recepcionista tome la llamada telefónica y transfiera la comunicación a una extensión, en el transcurso de la llamada en espera, se puede reproducir un preatendedor con promociones, ofertas o  noticias de la empresa.

Mensaje de espera

Permite que un colaborador o alguien que  que haya atendido una llamada telefónica necesite ponerla en espera mientras coordina en interno o busca información que no tiene a la mano. El propósito de reproducir un mensaje o fondo musical  es hacer que las personas que llaman no corten la llamada, para ello se tiene que limitar su percepción de un tiempo de espera demasiado extenso. Nuevamente, puedes aprovechar ese tiempo de espera para difundir un preatendedor en la PBX Virtual con información sobre tus ofertas, productos y / o servicios o sobre las novedades de tu empresa.

 Mensaje de fuera de horario o contestador automático

Este mensaje se reproduce cuando una persona contacta al número telefónico empresarial en un horario fuera de atención de su empresa y es la centralita telefónica en la nube que atiende la llamada con un preatendedor o un contestador automático. El guión de este mensaje brinda o pide información básica, por ejemplo que utilicen otros medios de contacto: sitio web, redes sociales, correo electrónico, buzón de voz, etc.

 2. Analice el perfil de los llamantes

Realice su propio estudio para determinar el perfil de las personas que contactan a su negocio por medio de la línea telefónica empresarial, esto ayudará a personalizar el guion para la realización de los mensajes de bienvenida, espera y fuera de horario que posteriormente serán configurados en la centralita telefónica virtual. Al comprender mejor sus expectativas y necesidades, podrá crear mensajes que interesen a sus interlocutores.

3. Renueve los mensajes periódicamente

No olvidar cambiar los mensajes o preatendedores con mucha regularidad, según los motivos (fechas importantes, aniversario de la empresa, lanzamientos, promociones, etc). Al renovar regularmente los mensajes en la línea telefónica empresarial, mantiene la atención de sus leads, prospectos o clientes más leales. 

4. Reproduzca mensajes cortos

Las personas que llaman al teléfono empresarial tienen como objetivo encontrar atención telefónica  a sus requerimientos, pedidos o quejas de forma rápida y es posible que no estén felices de escuchar un mensaje largo lleno de información aburrida. Se debe configurar la central telefónica virtual para que los preatendedores no tengan una  espera larga y tediosa.

5. Valore las ideas de sus clientes 

Se recomienda interactuar regularmente con sus clientes para conocer su opinión de la información o el guión de los mensajes (preatendedores) que escuchan cuando llaman a la línea de telefonía empresarial enlazado en la central telefónica en la nube. Haga saber a sus clientes que valora sus ideas, sus comentarios y, sobre todo, agradecer su fidelidad a su marca o empresa.

6. Genere interés con palabras sencillas

Sus mensajes deben generar una buena expectativa a quienes llaman al número de teléfono empresarial. La idea es despertar el interés de los leads, prospectos o clientes actuales y futuros de su empresa. 

No es aconsejable utilizar términos técnicos o palabras complejas que el interlocutor podría no entender. Asimismo, elimine palabras de tono negativo como: problema, complicación  o demora.

 7. Responde preguntas comunes sin ser repetitivo

Si bien algunas preguntas sencillas sobre su empresa se pueden responder rápidamente haciendo una búsqueda en Internet, algunos leads  o prospectos prefieren llamar al teléfono comercial  para constatar  el profesionalismo de su negocio. Evita repeticiones de información en los mensajes, tenga en cuenta que el tiempo promedio de espera es de 40 segundos. Por tanto, es fundamental evitar reproducir el mismo mensaje una y otra vez en la llamada telefónica.

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