Call Center en la Nube: ¿Cómo reducir las llamadas perdidas?

Las llamadas perdidas dentro del centro de llamadas pueden significar algo más que una oportunidad perdida para conectarse con un cliente o potencial cliente. Podrían resultar en una disminución de la adquisición de clientes y pérdida de ingresos. Por lo tanto, es importante que los gerentes de una empresa hagan un esfuerzo por reducir la cantidad de llamadas perdidas a su centro de llamadas con un servicio de Telefonía IP en la Nube integral.

En esta publicación de blog te brindamos 7 consejos para ayudar a reducir (o eliminar) las llamadas perdidas en el Call Center de tu empresa.

1. Personal adecuado.

Una de las razones más comunes de las llamadas perdidas en un centro de llamadas es porque no se cuenta con el personal adecuado. Para reducir las llamadas perdidas en el centro de llamadas, se debe utilizar una plataforma de Call Center en la Nube para optimizar las campañas y realizar una programación de campañas, acompañado de una capacitación a los agentes telefónicos. Además, debe seguir las mejores prácticas para mejorar el cumplimiento del horario de los agentes de modo que los agentes gestionen las llamadas cuando se espera. Estas prácticas ayudarán a garantizar que habrá suficientes agentes telefónicos para manejar el volumen de llamadas entrantes o salientes y reducirán la probabilidad de pérdida de llamadas.

2. Configure sus colas de llamadas adecuadamente.

En la programación del sistema de Call Center, debe asegurarse de que sus colas de llamadas también estén configuradas de manera óptima en un esfuerzo por reducir las llamadas perdidas. El software del centro de llamadas, debe tener un módulo de cola de llamadas que sea suficiente para manejar un volumen de llamadas entrantes significativo, esto reducirá las llamadas perdidas en su centro de llamadas. Para aprovechar al máximo sus colas de llamadas, asegúrese de que estén configuradas para cada agente, número de teléfono, departamento y centro de llamadas en su conjunto. Esto ayudará a reducir la cantidad de llamadas perdidas en su centro de llamadas.

3. Utilice telefonía IP empresarial dedicada.

Una excelente manera de reducir las llamadas perdidas en el centro de llamadas es permitir que los agentes especializados proporcionen a sus clientes una línea directa con ellos. Los números de teléfono dedicados en una Troncal SIP ayudarán a garantizar que las personas que llaman no tengan que perder tiempo esperando que un IVR responda a su llamada, sino que pueden ir directamente a su agente telefónico.

4. Aproveche el correo de voz del agente, el grupo o la campaña.

Si decide utilizar números de teléfono dedicados o 0800, es imprescindible equipar esos números de teléfono con un correo de voz personalizado. Asegúrese de que cada agente, o área de su empresa y su Call Center en su conjunto tenga su correo de voz configurado de manera óptima y tenga un saludo personalizado para su correo de voz. Esto evitará que las personas que llamen no corten la llamada antes de dejar un mensaje.

5. Configure su horario comercial de manera personalizada.

Otra característica imprescindible del Sistema de Call Center en la Nube es aprovechar si tiene números de teléfonos dedicados o números 0800 es el horario comercial personalizable. Esto es importante ya que no todos los agentes trabajan las mismas horas y no todas las demás áreas de la empresa tienen agentes que atienden las llamadas en las mismas horas que el horario comercial del centro de llamadas. Por lo tanto, para reducir las llamadas perdidas en el centro de llamadas, el horario comercial debe personalizarse para adaptarse a las necesidades de su negocio.

6. Configure los ajustes de los agentes telefónicos.

Este siguiente punto va de la mano con el punto anterior. A veces, tiene la fuerza de trabajo disponible para atender las llamadas fuera de la oficina, pero su funcionalidad no está configurada de tal manera que las llamadas se dirijan a ellos cuando no están conectados en un computador. Para optimizar el uso de los recursos, se deben configurar los ajustes de los agentes individuales en el Software de Call Center Virtual para que los agentes puedan atender las llamadas cuando estén disponibles.

7. Integre el Call Center en la Nube con otras aplicaciones.

Una solución de Call Center en la Nube puede integrarse a múltiples aplicativos de gestión para resolver requerimientos puntuales de cada negocio. Si por ejemplo en su centro de llamadas existen 4 campañas distintas: atención al cliente, soporte técnico, ventas y cobranzas, es factible que los agentes que procesan las llamadas de soporte técnico utilicen una aplicación de gestión orientada a HelpDesk, los que se encargan de la atención al cliente y ventas utilicen un CRM o ERP y los que se encargan de la gestión de cobranzas, utilicen una aplicación orientada a tal fin. Por lo tanto, la integración con aplicaciones incrementa la productividad y se evita la pérdida de llamadas.

Estos 7 consejos, contribuirán en gran medida a mejorar la experiencia del cliente y, como resultado, la satisfacción y la lealtad a tu negocio. ¡Prueba ahora! los novedosos módulos y aplicaciones que tiene la plataforma de Call Center en la Nube de #Yautalk para eliminar las llamadas perdidas en tu empresa.

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